Ostajien tutustumismatkat - FAM matkat

Ostajien tutustumismatka eli FAM-matka (familiarization trip) on matkailualan ammattilaisille suunnattu matka, jonka tarkoituksena on esitellä alueen tai yrityksen tuote- ja palvelutarjontaa. Ostajana on yleensä matkanjärjestäjä, matkatoimisto, travel advisor tai muu vastaava toimija, joista käytämme tässä yhteydessä ostaja-termiä. Tavoitteena on, että ostajat saavat kokemuksia ja tietoa, joiden perusteella he voivat ottaa tuotteen tai palvelun myyntiin.

Tutustumismatka on erinomainen keino markkinoida tuotetta tai palvelua: ostajat pääsevät itse näkemään ja kokemaan tuotteen tai palvelun, ja henkilökohtainen testaaminen on yksi tapa tutustua palveluun, kun ammattilaiset etsivät omille asiakkailleen uusia kohteita ja tuotteita.

Tutustumismatka on myös hyvä väylä verkostoitua, sekä vieraiden että matkan muiden kohteiden kanssa. Matka voi myös toimia tuotekehityskanavana: VF kerää ostajilta heti matkan jälkeen palautetta, joka jaetaan alueille. Parhaimmassa tapauksessa ostaja antaa palautetta jo matkan aikana.

Tutustumismatka on vain yksi vaihe kansainvälistymisprosessissa. Pelkästään sen avulla myynnin käynnistäminen voi olla haastavaa, siksi sen rinnalla kannattaa osallistua myös myyntitapahtumiin, kuten workshopeihin, messuille ja sales calleille eli matkanjärjestäjien ja toimistojen kierroksille. 

Visit Finland tekee FAMeistä vuosisuunnitelman, jonka tarkoituksena on esitellä Suomea tasapuolisesti, ottaen huomioon mm. eri alueet, vuodenajat ja strategiset painopisteet. Suunnitelma pohjautuu myös sekä markkinakohtaisiin strategioihin että ajankohtaisiin projekteihin, esimerkkinä Itäisen Suomen kestävän matkailun kasvuohjelma.  

Avoimet FAM-ohjelmat ovat julkaistu nettisivullamme ja löytyvät travel trade-sivustolta.

FAM-matkan suunnittelu

Tutustumismatkan ohjelma tehdään yleensä Visit Finlandin ja alueellisen matkailuorganisaation yhteistyönä. Matkaohjelman tekemiseen kannattaa paneutua ajoissa: mitä tarkempi ohjelma saadaan aikaan, sitä helpompi on kutsua osallistujia mukaan. Yleisesti matkaohjelmat pyritään saamaan valmiiksi viimeistään kolme kuukautta ennen matkan ajankohtaa. Matkaohjelmassa on hyvä olla linkkejä yritysten sivuille ja valmiisiin tuotteisiin, jotta ostajan on mahdollisimman helppo arvioida, sopisiko ko. matka juuri heidän tarpeisiin. 

Yleensä Visit Finland lähettää ostajille kutsun FAM-matkalle. Kutsuprosessissa voi tapauskohtaisesti olla myös mukana yhteistyötahoja, kuten Finnair ja alue.

Kustannusten jako

Matkasta syntyy kustannuksia, jotka jakautuvat Visit Finlandin sekä alueiden ja yritysten kesken. Visit Finland kustantaa osallistujat Suomeen, yhteistyössä mahdollisen kumppanin kanssa. Lisäksi VF kustantaa lentokentältä siirtymiset alueelle ja takaisin lentokentälle. Maakustannukset, eli siirtymiset sekä alueen sisällä että alueiden kesken, majoitukset (yhden hengen huoneissa), ruokailut, aktiviteetit jne, hoitavat alueet. 

FAM-matkamme ovat FHB (fully hosted Buyer) matkoja, jolloin osallistuvalle ostajalle kustannetaan koko matka, mukaan lukien majoitukset, kuljetukset (lennot Suomeen ja takaisin, sekä siirtymisen Suomen sisällä) sekä aktiviteetit.

Miten valmistautua vierailuun?

Yrityksen tehtävä on antaa omasta palvelusta mahdollisimman houkutteleva mielikuva, kohderyhmä huomioiden. Jotta ohjelma puhuttelee vierailevia ostajia parhaalla mahdollisella tavalla, kannattaa tutustua tulevaan vieraaseen etukäteen. Visit Finland lähettää osallistujalistat alueille ennen matkan alkua.

Ohjelma tulee rakentaa vierailijat ja heidän kohderyhmänsä huomioiden, Outdoors toimijoille esitellä outdoors aktiviteetteja jne.

Emäntien ja isäntien rooli on olennainen ja siihen kannattaa kiinnittää huomiota. Tuotteen esittelijän tulisi tuntea palvelu hyvin ja olla luonteva esiintyjä. Palvelu tulee esitellä monipuolisesti ja kertoa uusista, erityisen mielenkiintoisista ja muista poikkeavista tuotteista. Kannattaa myös varautua vastaamaan erilaisiin kysymyksiin. Tarinat kiinnostavat ja tarinoilla saa erottavuutta muihin vastaaviin tuotteisiin verrattuna. Myös vastuullisuustoimenpiteistä on hyvä muistaa mainita vierailun aikana.

Jälkihoito on erityisen tärkeää ja on yrityksen vastuulla. Osallistujat tulee lisätä omalle postituslistalle ja vastata nopeasti heiltä tulleisiin varauksiin ja tiedusteluihin. Muista pitää ryhmän jäsenet informoituna muutoksista tuotteissa.

Visit Finland on tuottanut Matkanjärjestäjien Tutustumismatkojen ABC -oppaan, jossa esitellään FAM-matkan eri vaiheet valmistautumisesta itse vierailuun sekä jälkihoitoon. Oppaassa on hyviä vinkkejä, mitä on hyvä huomioida ohjelmassa.

Kestävyys mukana myös FAM-matkoilla

Kestävyys on yksi kantava tekijä Visit Finlandin toiminnassa, ja tavoitteena on, että tämä huomioidaan myös FAM-matkoilla. Mahdollisuuksien mukaan suosittelemme otettavan mukaan ohjelmaan STF-merkin tai sertifikaatin omaavia tuotteita tai yrityksiä.
Kestävyys on myös hyvä tuoda esille matkan aikana esimerkiksi esityksissä tai keskusteluissa.

FAMien vaikuttavuus

Asiakassuhteen saavuttaminen vie aikaa ja vaatii paneutumista, jolloin matkojen hyöty on usein miten mitattavissa vasta ajan myötä. Lähetämme ostajille heti matkan jälkeen palautekyselyn, jossa kerätään matkasta monipuolisesti palautetta. Tästä tehdään yhteenveto, joka jaetaan mukana oleville alueille. Toivomme, että alueet jakavat tätä palautetta myös matkalla mukanaoleville yrityksille ja hyödyntävät annettua palautetta työssään.

Tämän syksyn aikana laajennamme FAMien vaikuttavuuskyselyjä siten, että matkalla mukanaoleville yrityksille lähetetään oma palautekysely, jonka tavoitteena on kerätä informaatiota FAMien vaikuttavuudesta yrityksen näkökulmasta. Tämä uusi kysely on kaksivaiheinen: ensimmäinen kysely lähetetään heti matkan jälkeen, toinen vastaavasti noin puoli vuotta FAM-matkan jälkeen. Kyselyn yrityksille lähetetään alueorganisaation tmv. matkailuorganisaation toimesta.