Yritystapahtumien Suomi ei ole kohde vaan kokonaisvaltainen elämys

FCB:n teettämässä haastattelututkimuksessa selvitettiin yritystapahtumasektorin tilannetta muuttuneessa maailmassa. Tutkimus on jatkoa vuoden 2022 aikana tehdylle yritystapahtumakyselylle.

Tutkimuksesta selviää, että kansainvälisten yritystapahtumien kilpailukenttä on moniulotteinen: Suomi kilpailee sekä hyvin samankaltaisten Pohjoismaiden että täysin erilaisten, lämpimien maiden kanssa. Suomen rooli kilpailussa onkin usein hämmästyttää ja yllättää asiakas tarjoamalla vaihtoehtoja, joita asiakas ei osaa odottaa. Kilpailussa niin mielikuvilla kuin hinnalla ja saavutettavuudellakin on merkitystä. Tutkimus käsittelee kilpailutilannetta laajasti ja listaa niin tärkeimpiä vetovoima- ja valintatekijöitä kuin kilpailun esteitäkin.

Tapahtumilta odotetaan elämyksiä ja ainutlaatuisia kokemuksia

Yritystapahtuma-alalla on havaittavissa selkeä trendi lyhyestä suunnittelusyklistä. Tarjouspyynnöt tulevat lyhyellä aikajänteellä ja vastauksia odotetaan entistä nopeammin. Tarjouspyynnöt ovat myös vaativampia ja monimutkaisempia, ja asiakkaat hakevat entistä enemmän joustavuutta ja varautumista yllättäviin tilanteisiin. Asiakkaat hakevat myös aiempaa enemmän wau-elämyksiä ja ainutlaatuisia kokemuksia. Samaan aikaan yritystapahtumien budjetit ovat tiukentuneet tai jopa pienentyneet. Asiakkaat haluavat vastinetta rahoilleen, mikä tuo lisähaasteita palveluntuottajille. Palveluntuottajien on pystyttävä neuvottelemaan ja räätälöimään palveluitaan vastaamaan asiakkaiden korkeita odotuksia rajallisten resurssien puitteissa. Kohteen valinnassa korostuu erityisesti oikeanlaisen kokonaisratkaisun löytyminen.

Turvallisuus on osa Suomen eksotiikkaa

Suomen eksoottinen luonne, yhdistettynä korkeaan palvelutasoon ja hyvin toimiviin järjestelyihin, luo yllättävän ja positiivisen kokemuksen, jolla on mahdollisuus ylittää vieraiden odotukset. Suomen vahvuudet kansainvälisten yritystapahtumien kohteena perustuvat pitkälti palveluntarjoajien luotettavuuteen ja palvelujen toimivuuteen. Suomessa ohjelmat toteutuvat suunnitellusti ja aikataulussa, mikä luo turvallisuuden tunnetta sekä järjestäjälle että osallistujille. Tiivis ja sujuva yhteistyö alan toimijoiden kesken mahdollistaa joustavuuden ja asiakaslähtöisen palvelun.

Vastaajien mukaan kansainväliset tapahtumajärjestäjät arvostavat erityisesti huolellista suunnittelua ja toteutusta. Asiakkaat ovat myös tyytyväisiä maksamiinsa hintoihin suhteessa saatuihin palveluihin ja kokemuksiin, mikä kertoo hinta-laatusuhteen olevan tasapainossa. Suomi ei ole ainoastaan kohde, vaan kokonaisvaltainen elämys, jossa jokainen yksityiskohta on huolella valittu ja harkittu.

Suomi kestävyyden mallimaana

Vastaajien mukaan Suomella on erinomaiset mahdollisuudet erottautua vastuullisuuden ja kestävyyden mallimaana. Suomi tunnetaan vastuullisena kohteena, joka painottaa läpinäkyvyyttä ja kestävyyttä kaikessa toiminnassa ja siitä viestimisessä. Kestävyyteen liittyvät teemat ovat nousussa yritystapahtumasektorilla, ja niihin liittyvä asiakastietoisuus on kasvanut.

Vastuullisuuden lisäksi yksi suurimpia asiakasodotuksia on elämyksellisyys. Elämyksellisyys yritystapahtumissa tarkoittaa paitsi luovuutta ja virikkeellisyyttä, myös laadukasta sisältöä, mieleenpainuvuutta ja visuaalisuutta.

Kansainväliset yritystapahtumat Suomessa -tutkimus löytyy Matkailun julkaisut -sivulta.

Tutkimuksen taustaa

Finland Convention Bureau toteutti vuoden 2022 aikana kyselyn, jolla selvitettiin kansainvälisten yritystapahtumien volyymia ja kohteita Suomessa. Syksyllä 2023 tehty syvähaastattelututkimus täydentää ja syventää viimevuotisesta kyselystä saatuja vastauksia. Tutkimus toteutettiin 15 teemahaastatteluna, joissa selvitettiin vastaajien näkemyksiä alan nykytilasta, muutoksista ja tulevaisuudesta. Haastateltavat edustavat merkittävimpiä kansainvälisen yritystapahtuma-alan toimijoita eri puolilta Suomea. Tutkimuksen toteutti Embassy of Design.