Hyvä suunnittelu ja ennakkovalmistelut takaavat menestyksekkään kongressin
Finland Convention Bureau (FCB) toteutti viime vuonna kansainvälisten kongressien järjestäjille kyselyn, jossa selvitettiin heidän kokemuksiaan kongressin isännöinnin hyödyistä ja merkityksestä.
FCB:n kyselyssä kartoitettiin järjestäjien kokemuksia kongressin isännöinnistä ja mielipiteitä järjestelyjen onnistumisesta. Vastaajat kertovat kongressin järjestämisen ja isännöinnin olevan vaativaa ja aikaa vievää, mutta hyödyllistä niin ammatillisesti kuin omalle toimialalle ja Suomen maineellekin. Vastaajat suosittelevat lähes varauksetta kongressin kutsumista ja järjestämistä myös kollegoilleen. Eräs vastaaja totesikin: "Kannustan kaikkia, joilla on kiinnostusta tapahtumien järjestämiseen, järjestämään oman alansa konferenssin Suomessa." Yleisellä tasolla kongressin järjestämiseen liittyviin tehtäviin oltiin erittäin tyytyväisiä: 93 % antoi arvosanaksi erinomaisen/hyvän. Tyytyväisyys on pysynyt samankaltaisena aikaisempiin tutkimuskierroksiin verrattuna.
Järjestäjät suosittelevat käyttämään ulkopuolista apua
Kokemus kongressin järjestämisestä oli erittäin positiivinen ja järjestelyt olivat sujuneet hyvin. Vain hyvin harva vastaaja oli sitä mieltä, ettei ryhtyisi siihen uudelleen. Vuoden 2022 kyselyyn vastanneista vajaa puolet ajatteli jälkeenpäin, että olisi kuitenkin voinut tehdä asioita joiltakin osin toisin. Suunnittelu ja järjestelyt vaativat yleensä enemmän aikaa ja henkilöresursseja kuin aluksi on ajateltu, ja markkinointiin ja viestintään tulisi panostaa enemmän. Tähän vastaajat suosittelevat tulevia järjestäjiä varautumaan.
Myös ulkopuolisen avun, kuten sihteeristön, palkkaamista suositellaan: se vapauttaa kongressin isännän resursseja esimerkiksi sisällön suunnitteluun ja muihin tehtäviin. Yli puolet vastaajista oli käyttänyt järjestelyissä ulkopuolisia palveluita. Merkittävin ostopalvelun kohde (75 %) oli edellisvuosien tapaan ilmoittautumis- ja maksuliikennepalvelut. Ulkopuolista palveluntarjoajaa käytettiin myös tapahtumahenkilökunnan rekrytointiin, näyttelyyn liittyviin palveluihin ja majoitusvarausten hallinnointiin.
Järjestämisestä hyötyä niin henkilökohtaisesti kuin omalle toimialallekin
Kongressin järjestäminen on hyödyllistä sekä kongressin isännille että heidän edustamilleen organisaatioille. Hyödyt ulottuvat myös omalle tieteenalalle ja laajemmin yhteiskuntaan.
Kongresseilla on paljon epäsuoria, pitkäaikaisia vaikutuksia, kuten
- tutkimustoiminnan kehittyminen
- kaupallisten suhteiden ja tutkimusverkostojen rakentaminen
- suomalaisen osaamisen ja innovaatioiden esittely sekä
- osaajien houkuttelu.
Ammatillisiksi hyödyiksi vastaajat mainitsevat mm. omien verkostojen kasvattamisen. Kongresseissa oleellista on myös ajatusten jakaminen ja tiedonsiirto, lisäksi kongressit avaavat ovia uusille uramahdollisuuksille. Kongressit mahdollistavat myös yrityselämän ja tieteen kohtaamisen. Sen lisäksi että osallistujille tarjotaan unohtumattomia kokemuksia, sitoutunut järjestäjätiimi voi omalla työllään vaikuttaa sekä kongressin että järjestävän tahon maineeseen. Vastaajat muistuttavat myös, että järjestäjät edustavat aina myös Suomea, riippumatta siitä, missä kaupungissa tapahtuma järjestetään.
Kaiken takana on aina hyvä etukäteissuunnittelu ja joustava toteutus. Kansainvälisen kongressin järjestäminen on valtava projekti. Järjestäjät toteavat kuitenkin, että hyvä yhteistyö takaa onnistumisen ja osallistujien tyytyväisyys palkitsee myös järjestäjän.
Vaikuttavuus ja kestävä kehitys yhä useammin huomioitu kongressijärjestelyissä
Kestävän kehityksen huomiointi oli tutkittujen kongressien osalta lisääntynyt edellisvuosiin verrattuna. Toimenpiteet ympäristön hyväksi olivat lisääntyneet koronavuosien jälkeen; puolet vastaajista myös viesti kestävän kehityksen toimenpiteistään osallistujille.
Mainintoja vastuullisista valinnoista saivat mm. täysin vegaaniset tarjoilut, ylijäämäruuan lahjoitus, materiaalien kierrätys ja julkisen liikenteen suosittelu. Opiskelijayhteistyö on vahvasti mukana kongressien järjestelyissä (66 % vastaajista ottaa opiskelijoita mukaan järjestelyihin tai tarjoaa heille mahdollisuuden osallistua kongressin luennoille), ja vuorovaikutus paikallisen yhteisön kanssa on koronan jälkeisessä ajassa kasvanut. Avoimien luentojen osuus kongressien ohjelmassa on sitä vastoin pienentynyt aikaisempiin vuosiin verrattuna. Hyväntekeväisyyskohteina mainittiin mm. Ukraina.
Kongressit viestivät Suomesta ja suomalaisen tieteen ja osaamisen tasosta
Turun yliopiston ja Åbo Akademin biokuvantamisen tutkimuspäällikkö Pasi Kankaanpää järjesti kollegoineen biokuvantamisen ELMI-konferenssin (21st International European Light Microscopy Initiative Meeting) Turun Logomossa kesäkuussa 2022. Tapahtuma kokosi yhteen yli 500 biokuvantamisen alan asiantuntijaa: tutkijoita, laitekehittäjiä, laitteiden kanssa työskentelevää henkilökuntaa sekä yritysten edustajia.
Turun yliopiston ja Åbo Akademin biokuvantamisen tutkimuspäällikkö Pasi Kankaanpää
Konferenssin tärkein tavoite on edistää akateemisen tutkimuksen ja laitevalmistajien yhteistyötä. Tapahtuman laitenäyttely ja kansainvälisten laitevalmistajien osastot sekä erilliset työpajat ovat suuressa roolissa konferenssin tavoitteiden onnistumisessa; Logomossa järjestetyssä näyttelyssä oli esillä mm. mikroskopia- ja laserteknologiaa sekä virtuaalisen todellisuuden ratkaisuja.
Kongressin palaute oli erittäin positiivista. Kankaanpää kertoo tyytyväisenä, että osallistujat arvioivat Turun tapahtuman kenties kaikkien aikojen parhaaksi sen yli 20-vuotisen historian aikana. Palaute kertoo suomalaisen tieteentekemisen tasosta ja järjestelyjen toimivuudesta. Kankaanpää korostaa järjestelyissä erityisesti joustavuutta. Vaikka matkan varrella eteen tulisikin haasteita tai ongelmia, ne voidaan aina ratkaista niin, että osallistujat eivät edes huomaa niitä.
Pasi Kankaanpää kertoo kongressin järjestämisen ja isännöimisen olevan hauskaa ja hyödyllistä, ja hän voisi tehdä saman uudelleen. Hän myös tarjoaa mielellään apuaan ja tukeaan muille kongressijärjestäjille.
– Kokoa ympärillesi hyvä ja tarpeeksi suuri tiimi, johon voit luottaa. Keskustele muiden kongressijärjestäjien kanssa, ota opiskelijoita ja nuoria tutkijoita mukaan järjestelyihin ja anna heille vastuuta. Hyvään ruokaan kannattaa ehdottomasti panostaa. Työtä riittää, mutta se on vaivan arvoista, kuuluvatkin Kankaanpään vinkit tuleville järjestäjille.
FCB:n toteuttamaan kyselyyn vastasi 29 kongressinjärjestäjää, jotka olivat järjestäneet oman alansa kansainvälisen kongressin Suomessa vuonna 2022. Kongressien kesto oli keskimäärin 2-3 päivää, ja suurimmassa osassa osallistujamäärä oli alle 300 henkeä. Kooste kyselyn tuloksista on luettavissa Matkailun julkaisut -sivulla.
Edelliset kyselyt toteutettiin vuosina 2021 ja 2020. Tätä aiemmin kysely toteutettiin joka kolmas vuosi.
FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa, alan tutkimustoiminnasta ja Suomen markkinoinnista kansainvälisten kongressien ja yritystapahtumien kohteena.
