Virtuaalitapahtumat – haaste vai mahdollisuus? 

Korona-aikana kokousjärjestäjät ovat omaksuneet teknisiä ratkaisuja nopeasti ja virtuaalitoteutukset ovat tasapuolistaneet osallistujien mahdollisuuksia osallistua kongresseihin. Vaikka virtuaalialustat ovatkin pääosin toimineet mainiosti, poikkeusaika on myös vahvistanut kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten merkitystä ja hyötyjä. Verkostoituminen ja luottamuksen rakentaminen tapahtuvat luontevimmin kasvokkain, eivätkä virtuaalitapahtumat ole pystyneet tarjoamaan yhtä toimivia ratkaisuja.

ICCA:n joulukuussa julkaisemaan raporttiin (ICCA Association Meetings Outlook) on koottu joitakin mielenkiintoisia oppeja poikkeusajalta. Tutkimuksessa nousi esiin mm. se, että virtuaalikongresseissa on etunsa ja "uusi normaali" edellyttää koko toimialalta uudenlaista suhtautumista.

Virtuaaliset tapaamistyökalut ovat kehittyneet nopeasti, niitä on tarjolla paljon ja olemme tottuneet käyttämään niitä; ne ovatkin hyvä tapa pitää säännöllisesti yhteyttä. Virtuaalimaailma on ollut tehokas väline pandemia-aikana, mutta tapahtumat palaavat pikkuhiljaa entiselleen, eivätkä virtuaalikongressit koskaan korvaa fyysisiä tapahtumia. Kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten ja vuorovaikutuksen merkitys korostuvat pandemian jälkeen.

Virtuaalitoteutukset ovat tuoneet toimialalle suuren muutoksen, jota on ohjannut sekä tarve että mahdollisuus. Poikkeusajan oppeja – uutta ajattelua ja innovaatioita – kannattaa hyödyntää jatkossakin. Monet järjestöt olivat pitkään vastahakoisia, eivätkä "uskaltaneet" toteuttaa kongresseja virtuaalisesti. Pandemia osoitti, että virtuaalikongressit ovat toimivia ja jopa tehokkaita. Niiden taloudellinen hyöty jää isäntäkaupungeille ja alueille kuitenkin vaatimattomaksi. Jotkut kokoukset ja workshopit voidaan jatkossakin helposti järjestää verkossa, ja virtuaalitoteutus voi kasvattaa osallistujamäärää. Silloin on tärkeää hyödyntää toteutuksessa paikallista osaamista ja paikallisia toimijoita. Virtuaalitapahtumat toimivat erinomaisesti informatiivisen sisällön jakamiseen (webinaarit, verkkokurssit), kun taas fyysiset tapahtumat sopivat parhaiten verkostoitumiseen, suhteiden luomiseen ja messuihin.

Osallistujakokemuksen kehittäminen virtuaalitapahtumissa on tärkeää

Virtuaalitapahtumat ovatkin poikkeusaikana saavuttaneet suuria osallistujamääriä, kun niihin ovat voineet osallistua myös ne, jotka eivät aiemmin ole syystä tai toisesta voineet matkustaa. Osallistujien tarpeet ja mieltymykset ovat kuitenkin muuttuneet. Uudet tapahtumateknologiat ja kokemusten digitalisoituminen ovat luoneet uusia odotuksia, mutta myös uusia mahdollisuuksia tapahtumajärjestäjille. Jatkossa osallistujat odottavat tapahtumilta korkeatasoista sisältöä ja harkitsevat tarkasti osallistumista; kongresseihin ei enää lähdetä tavan vuoksi.

Myös IBTM Trends Watch -raportti käsittelee virtuaali- ja hybriditapahtumia. Ne ovat raportin mukaan edelleen yksi tapahtumajärjestäjien suurimpia haasteita. Kun vuonna 2020 haaste liittyi lähinnä teknologisen osaamisen kasvattamiseen, nyt – kokemuksen kartuttua – haasteet liittyvät enemmänkin osallistujakokemuksen kehittämiseen.

Suomessa toteutettu paljon onnistuneita virtuaalikongresseja

Suomessa on lukuisia menestyksekkäitä esimerkkejä onnistuneista virtuaalikongresseista parin viime vuoden ajalta. FCB:n Finnish Congress Heroes -kampanjassa nostetaan esiin tällaisia luovia ja rohkeita ratkaisuja. Kampanjassa mukana oleva Euroopan ateroskleroosiyhdistyksen vuosikokous EAS 2021 palkittiin hiljattain myös Suomen Messusäätiön vuosittain jakamalla Lääkäri ja Kongressi -palkinnolla. Suomalaiset järjestäjät toivoivat syksyyn 2020 asti, että EAS-kongressi olisi voitu järjestää fyysisenä tapahtumana Helsingissä. Pandemia kuitenkin mullisti suunnitelmat, ja jo pitkälle suunniteltu kongressi toteutettiin lopulta virtuaalikongressina. Kongressijärjestäjät Katriina Aalto-Setälä, Vesa Olkkonen ja Marja-Riitta Taskinen palkittiin positiivisesta asenteestaan, sinnikkyydestään, joustavuudestaan, osallistujakokemuksen huomioimisesta ja uusien tapojen nopeasta omaksumisesta 5000 euron arvoisella palkinnolla.