Kongressin järjestäminen vaatii mutta myös opettaa paljon

Finland Convention Bureau (FCB) toteutti vuoden 2021 aikana kansainvälisten kongressien järjestäjille kyselyn, jossa selvitettiin heidän kokemuksiaan kongressin isännöinnin hyödyistä ja merkityksestä omalle toimialalle. Lisäksi kyselyssä kartoitettiin järjestäjien kokemuksia kongressin isännöinnistä ja mielipiteitä järjestelyjen onnistumisesta.

Vastausten perusteella kongressin järjestämisen ja isännöinnin voidaan todeta olevan vaativaa ja aikaa vievää, mutta palkitsevaa. Lähes 90 % vastaajista suosittelisi kongressin hakemista ja järjestämistä Suomessa myös kollegoilleen. Vaikka virtuaalikongressien osallistujat eivät viime vuonna päässeet tutustumaan Suomeen fyysisesti, heille pystyttiin välittämään kuva suomalaisista tehokkaina ja ammattimaisina kongressijärjestäjinä.

Kongressijärjestelyistä annettiin erittäin hyviä arvioita – erityisesti suunnitteluun ja teknisiin ratkaisuihin oltiin tyytyväisiä. Valtaosa vastaajista toteaa, että järjestelyt sujuivat hyvin, mutta ne vaativat hieman enemmän työtä kuin oli alun perin ajateltu. Vastaajat kommentoivat mm. sitä, että suunnitteluun ja järjestelyihin olisi pitänyt varata enemmän aikaa ja henkilöresursseja. Lisäksi pandemia aiheutti monenlaista ylimääräistä päänvaivaa myös kokeneille järjestäjille.

Kongressit yliopistojen maineenrakentajana

Kongressin järjestäminen auttaa niin järjestäjiä kuin osallistujiakin verkostoitumaan ja luomaan suhteita, mikä ei olisi mahdollista ilman kongresseja. Järjestävä taho (yliopisto tms.) saa projektin aikana positiivista näkyvyyttä ja voi sitä kautta laajentaa yhteistyöverkostojaan. Kongressit voivat auttaa parantamaan sekä järjestävän ryhmän että koko yliopiston kansainvälistä mainetta. Kongressin isännöiminen on hyödyllistä niin kongressin järjestäjille, heidän edustamilleen tieteenaloille kuin Suomellekin.

Tohtorikoulutettavat voivat puolestaan saada ainutlaatuista näkemystä artikkelien julkaisuun ja arvokasta kokemusta kansainvälisiin projekteihin osallistumisesta. Opiskelijoita olikin mukana lähes kaikissa kyselyyn osallistuneissa kongresseissa, ja sitä voidaan pitää merkittävänä perintönä, jonka vaikutukset kantavat pitkään vielä tapahtuman jälkeenkin. Yksi vastaajista kertoo, että järjestäjät sponsoroivat 30 opiskelijaa kongressiin veloituksetta.

Virtuaalikongressien vuosi

Kyselyyn vastanneet kongressijärjestäjät käyttivät ulkopuolisia palveluita lähinnä ilmoittautumispalveluihin ja maksuliikenteen hallintaan, markkinointiin ja viestintään, budjetointiin sekä abstraktien käsittelyyn. Puolet ulkopuolisia toimijoita käyttäneistä osti teknisiä palveluita. Poikkeusvuonna lähes kaikki kyselyyn osallistuneet kongressit järjestettiinkin virtuaalimuodossa, ja käytetyimpiä alustoja olivat Zoom, Howspace sekä Prospectum. Huomionarvoista on myös se, että osassa tapahtumista oli kiinnitetty huomiota myös turvalliseen osallistujakokemukseen ja keskinäiseen kunnioitukseen virtuaaliympäristössä.

Virtuaalisen kongressin järjestäminen oli monelle vastaajalle oppimiskokemus. Yksi vastaaja kuvaa omaa oppimispolkunsa vaiheita: fyysinen kongressi ensin siirrettiin, sitten suunniteltiin toteutuvaksi hybridimuodossa ja lopulta se toteutui virtuaalisena kongressina yli vuosi alkuperäisen ajankohdan jälkeen. Suunnittelu vaati paljon aikaa ja teknisen alustan valinta oli haastavaa. Myös ohjelman aikataulutus ja eri aikavyöhykkeiden huomioiminen oli työlästä. Vastaajat korostavatkin ulkopuolisen avun ja tuen merkitystä erityisesti teknisissä ratkaisuissa ja käytännön asioiden hoitamisessa.

Konferenssin järjestäminen on ryhmätyötä

Suomen Psykofyysisen Fysioterapian Yhdistyksen puheenjohtaja Kirsti Niskala oli mukana järjestelytoimikunnassa järjestämässä virtuaalista ICPPMH Linking Body and Mind (8th International Conference of Physiotherapy in Psychiatry and Mental Health) -konferenssia helmikuussa 2021. Tapahtumaan osallistui 163 psykofyysisen fysioterapian ammattilaista kaikkialta maailmasta.

Niskala kertoo järjestämisen olleen vaativa, mutta opettavainen prosessi. Konferenssin piti alun perin toteutua fyysisenä tapahtumana jo toukokuussa 2020. Niskala kertoo olevansa kuitenkin tyytyväinen siihen, että projekti saatiin toteutettua menestyksekkäästi.

– Pandemia muutti tapahtuman virtuaaliseksi ja se harmitti tosi paljon, koska tämä konferenssi oli ensimmäinen laatuaan Suomessa ja olisimme halunneet kutsua osallistujat tapaamaan toisiaan ja verkostoitumaan Helsinkiin. Emme luovuttaneet, vaan päätimme järjestää konferenssin täysin uudella tavalla. Konferenssi järjestetään joka toinen vuosi ja isäntämaa vaihtuu joka kerta. Toivon, että meidän olisi tulevaisuudessa mahdollista järjestää myös fyysinen konferenssi Suomessa, koska virtuaalinen tapahtuma onnistui yli odotusten.

Niskalan mukaan etukäteissuunnittelu ja hyvät ennakkovalmistelut tapahtuman sisällön, tilojen ja aikataulutuksen suhteen vaikuttivat tapahtuman saamiseksi Suomeen. Niskala kannustaakin yhdistyksiä, tieteentekijöitä ja asiantuntijoita hakemaan ja isännöimään oman alansa kongresseja Suomeen ja muistuttaa kongressin järjestämisen olevan yhteistyötä.

– Tarvitaan ydinryhmä, joka vie hanketta eteenpäin ja pitää moninaiset langat käsissään, Niskala jatkaa.

Kyselyyn vastasi 26 kongressinjärjestäjää, jotka olivat järjestäneet oman alansa kansainvälisen kongressin Suomessa vuonna 2021. Kongressien kesto oli keskimäärin 2-3 päivää, ja suurimmassa osassa osallistujamäärä oli 100-300 henkeä. Kooste kyselyn tuloksista on luettavissa Matkailun julkaisut –sivulla.

Edellinen kysely toteutettiin vuonna 2020 ja se käsitteli vuosina 2019-2020 järjestettyjä kongresseja. Tätä aiemmin kysely toteutettiin joka kolmas vuosi.

FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa, alan tutkimustoiminnasta ja Suomen markkinoinnista kongressien ja yritystapahtumien kohteena.